Έχει την όλη ευθύνη σχεδιασμού οργάνωσης και υλοποίησης. Ο σχεδιασμός ως προς τις δραστηριότητες είναι αποτέλεσμα επεξεργασίας των ιδεών και αναγκών της κάθε Κοινότητας. Προϋπόθεση οι ιδέες για τις δραστηριότητες να έχουν κατατεθεί το αργότερο μέχρι τέλος Νοεμβρίου 2001.

Η Γραμματεία αποτελείται:

1. Έφορος Προσκόπων Περιοχής Πελοποννήσου: Χρήστος Καθάρειος. Συντονίζει όλες τις ομάδες οργάνωσης και υλοποίησης της Δράσης.

2. Έφορος Κλάδου Ανιχνευτών Περιοχής Πελοποννήσου: Χρήστος Τουμπανάκης. Είναι ο συντονιστής των βαθμοφόρων και των Κοινοτήτων και παρακολουθεί την εξέλιξη σχεδιασμού και την υλοποίηση με κορύφωση της ευθύνης του στην Όλυμπο - Σαρία.

3. Αναπληρωτής Έφορος Κλάδου Ανιχνευτών Περιοχής Πελοποννήσου: Κ. Μπερτζουάνης. Συντονίζει την ομάδα Πελοποννήσου και Καρπάθου, έχει την ευθύνη των εντύπων και του υλικού παρουσίασης. Συμμετέχει στην προετοιμασία - υλοποίηση Όλυμπο - Σαρία.

4. Έφορος Προσκόπων Περιφέρειας Αχαϊας: Βίκτωρ Στιβανάκης. Έχει την ευθύνη προβολής της Δράσης, εκδηλώσεων και κατά τη Δράση είναι ο Διαχειριστής - Συντονιστής.

5. Ειδικός Συνεργάτης: Νίκος Μπερτζουάνης (παλαιός βαθμοφόρος κλ. Ανιχνευτών). Είναι ο βασικός συντονιστής στην προετοιμασία και υλοποίηση της Δράσης στα 3 νησιά και έχει την ευθύνη της επαφής προ και κατά τη Δράση λόγω εντοπιότητας. Επίσης συλλέγει τα στοιχεία προκειμένου να επιμεληθεί το Βιβλίο που θα βγει μετά τη Δράση.

6. Μέλη της Γραμματείας θα είναι και οι Περιφερειακοί Έφοροι.

Μετά το τέλος της Δράσης η Γραμματεία της Δράσης μετεξελίσσεται σε Ομάδα Τεκμηρίωσης και Προβολής. Μαζεύονται όλα τα στοιχεία με ευθύνη του Αρχηγού Κοινοτήτων Νησιού (βλ. Επιτελείο Δράσης) που δίνονται στον ειδικό συνεργάτη. Συντάσσεται ο οικονομικός απολογισμός. Στέλνονται ευχαριστήρια γράμματα και συντονίζονται οι Κοινότητες για την μεγάλη παρουσίαση που τοποθετείται στις αρχές Δεκεμβρίου 2002 στην Πάτρα και σε άλλες μεγάλες πόλεις.

Οι ομάδες είναι μικρές, ευέλικτες μονάδες που έχουν την ευθύνη στην προετοιμασία και υλοποίηση της Δράσης.

1. Ομάδα Οικονομικών και Συμμετοχής: Με συντονιστή στον Έφορο Περιοχής οργανώνεται σε 3 μέλη ομάδα, που διαχειρίζεται τις συμμετοχές και τα οικονομικά.

2. Ομάδα Μέριμνας: Με συντονιστή τον Έφορο Κλάδου Ανιχνευτών οργανώνεται τριμελής ομάδα που οργανώνει και σχεδιάζει τις ανάγκες τροφοδοσίας προγραμμάτων - υλικών - μετακινήσεων.

3. Ομάδα Συντονισμού: Με υπεύθυνο τον Αναπληρωτή Έφορο Κλάδου Ανιχνευτών μαζεύει όλα τα στοιχεία, παρακολουθεί την προετοιμασία και συμβάλλει στην Δράση με ιδέες κοινωνικοπολιτιστικού ενδιαφέροντος.

4. Ομάδα Προβολής και Επικοινωνίας: Με συντονιστή τον Περιφερειακό Έφορο Αχαϊας οργανώνεται η ομάδα που αναλαμβάνει την προβολή της Δράσης και την επικοινωνία, πριν, κατά και μετά την Δράση: Η ομάδα αυτή συνεργάζεται με τον Ειδικό Συνεργάτη για τις επιτόπου ανάγκες.

5. Ομάδα Υποδοχής: Με συντονιστή τον Ειδικό Συνεργάτη προσδιορίζει τις δυνατότητες των νησιών - έρχεται σε επαφή με τους τοπικούς φορείς και μεθοδεύει την υποδοχή αλλά και την προετοιμασία της Δράσης στην Όλυμπο.

Επιτελείο Δράσης: Οι ομάδες λειτουργούν μέχρι και την υλοποίηση της Δράσης. Στη συνέχεια με την έναρξη της "αντίστροφης μέτρησης" (15 ημέρες πριν) οι ομάδες αυτές μετεξελίσσονται σε μέλη του Επιτελείου Υλοποίησης:

Αρχηγός Αποστολής: Ο Έφορος Περιοχής Πελοποννήσου 

Διαχειριστής - Συντονιστής: Περιφερειακός Έφορος Προσκόπων Αχαϊας

Υποδοχή - Κατανομή: Ειδικός συνεργάτης

Αρχηγός Κοινοτήτων: Έφορος Κλάδου Ανιχνευτών Πελοποννήσου

Αρχηγός Σαρίας: Αναπληρωτής Έφορος Κλάδου Ανιχνευτών Πελοποννήσου

Για το κάθε νησί δημιουργείται επιτελείο (3-6 μέλη) που αποτελείται από τους:

1. Αρχηγό Κοινοτήτων Νησιού (Α.Κ.Ν.)
2. Υπαρχηγό Κοινοτήτων Νησιού (Υ.Κ.Ν.)
3. Υπαρχηγό Κοινοτήτων Νησιού (οικονομική μέριμνα)
4. Βαθμοφόρο πολιτιστικών
5. Βαθμοφόρο περιβάλλοντος
6. Βαθμοφόρο προσφοράς

Η ιδέα να εμπλακούν στην Αποστολή και άλλοι φορείς είναι καλή εφόσον προβλεφθούν δύο παράμετροι:

1. Εάν η εμπλοκή θα 'ναι σε όλη τη διάρκεια (σχολεία - εκπαιδευτικά ιδρύματα).

2. Εάν η εμπλοκή θα 'ναι τοπική με την πιθανή συνύπαρξη και άλλων φορέων (φουσκωτά - διασώστες).

Η επιλογή θα 'ναι μετά από αξιολόγηση δυνατοτήτων προγραμμάτων και διάθεσης.